Система управления финансовой документацией «РН-Ванкор»

Владислав Полев, Заместитель директора по консалтингу, «Логика бизнеса».

Источник: "Логика бизнеса" 

ООО «РН-Ванкор» (ранее — АО «Ванкорнефть») более 2-х лет эксплуатирует систему управления корпоративным контентом, разработанную нами для обработки первичной документацией бухгалтерского учета.

Предпосылками для внедрения такой системы стали два обстоятельства. Во-первых, руководство Общества поставило задачу сократить высокие затраты и длительные сроки обработки и отражения первичных документов на бумажных носителях в учетной системе. Сделать это можно за счет перехода на электронный документооборот. Во-вторых, поскольку законодательство РФ разрешает предоставлять в налоговые органы первичную документацию в электронном виде, то взаимодействие с налоговиками тоже может быть безбумажным.

Цели проекта

Создание единого информационного пространства для регистрации, согласования и хранения первичных бухгалтерских документов

Гарантированная точность и сопоставимость данных из бумажного документа и в учетной системе за счет автоматических проверок

Прозрачность процесса обработки документов, сокращение количества случаев порчи и утери бумажных носителей

Повышение качества и эффективности работы участников процесса (исключение непроизводительных операций, сокращение сроков обработки документов и т.д.)

Подготовка к переходу на электронный документооборот с ФНС РФ в рамках налогового контроля

Как это работает

Система управления финансовой документацией создана на базе решений ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet. Она работает следующим образом. Сначала документ сканируется и как единый файл распознается с помощью ABBYY FlexiCapture. Это решение автоматически определяет тип каждого документа, проверяет комплектность и правильность его оформления. Полученные данные верифицируются по специально разработанным правилам проверки для каждого вида документов.

После проверки полученные электронные образы документов размещаются на сервере архива, который построен на платформе IBM FileNet, а затем направляются на согласование. Из карточки документа в электронном архиве можно инициировать автоматическое создание документа в учетной системе SAP R/3.

Система также напоминает о необходимости передачи бумажных документов в архив и автоматически формирует реестр их приема-передачи. При этом система позволяет формировать как гибкие отчеты по документам, так и отчеты по предварительно настроенным шаблонам.

Процесс обработки входящих документов.

 

 

Система управления первичной документацией бухгалтерского учета также позволяет наносить штрих-коды для идентификации бумажных документов и сверять их с согласованными в системе электронными копиями. Система автоматизирует все виды операций по процессам документооборота, автоматически отправляет контрагентам скан-образы согласованных и подписанных версий документов. С ее помощью можно формировать массовые выгрузки документов по результатам поиска в системе или на основе отчета SAP.

Результаты использования системы

Обработка первичной документации бухгалтерского учета в «РН-Ванкор» теперь полностью автоматизирована. Сканирование документов, их распознавание, проверка корректности первичных документов и их связь с учетной системой, различные процессы согласования, формирование электронного архива — все это выполняется в системе управления корпоративным контентом. За счет этого существенно сократились сроки их обработки и отражения в учетной системе, повысилась точность сопоставления данных с бумажными оригиналами.

Всего в системе настроено более 40 шаблонов различных первичных документов. В ней обрабатывается более 1 млн страниц в год.

«Созданная система управления корпоративным контентом существенно повысила скорость и качество работы с первичной документацией бухгалтерского учета, — комментирует результаты проекта Павел Богданов, начальник отдела ИТ ООО „РН-Ванкор“. — В рамках проекта мы оптимизировали материальные и человеческие ресурсы, используемые в процессе обработки документов, что повысило эффективность работы Общества в целом».